Dokumen merupakan sebuah tulisan yang sudah ditulis dan dicetak untuk kepentingan tertentu. Banyaknya dokumen yang ada juga harus dilakukan pengarsipan atau pengorganisasian.
Dokumen merupakan sesuatu yang tertulis dan tercetak atau segala benda yang memiliki keterangan-keterangan yang dipilih untuk mengalami tahap pengumpulan, penyusunan, penyediaan, atau disebarkan secara fisik. Namun, dokumen juga dapat diartikan sebagai surat penting atau berharga yang bersifat tertulis atau tercetak yang dapat digunakan sebagai bukti atau keterangan.
Dokumen juga merupakan salah satu elemen yang penting dalam suatu kegiatan suatu administrasi perkantoran. Kata ‘dokumen’ berasal dari bahasa Inggris dan Belanda yaitu document yang bisa diartikan sebagai tulisan atau sesuatu yang tercetak.
Dokumen bisa dipergunakan untuk sebagai bukti atau sebuah keterangan yang biasanya terdiri dari jumlah dan jenis yang sangat banyak. Oleh karena itu, di perusahaan besar biasanya terdapat pihak yang melakukan pengorganisasian terhadap dokumen-dokumen.
Dengan adanya pengorganisasian dari dokumen akan memberikan kemudahan bagi kita sekaligus untuk menghemat waktu dalam mencari dokumen yang penting dan dalam keadaan mendesak. Dokumen juga tidak harus dalam bentuk file digital namun juga bisa dalam bentuk surat.
Tidak hanya itu, rekaman juga bisa dijadikan sebagai dokumen ataupun bukti. Berdasarkan penuturan dari seorang ahli yang benama Louis Gottshalk, dokumen merupakan sumber tertulis yang mengandung sebuah informasi terkait dengan sejarah yang biasa digunakan sebagai kebalikan dari kesaksian lisan, artefak, peninggalan terlukis, hingga arkeolog.
Dokumen juga diperuntukan untuk surat resmi dan surat negara, sepertu adanya surat perjanjian undan-undang, hibah, dan konsensi.
Fungsi Dokumen
- Dokumen dipakai untuk menjamin kebutuhan dan keaslian ataupun keautentikan informasi yang telah termuat dalam sebuah dokumen.
- Berfungsi untuk mencari informasi yang memiliki isi terkait dengan isi dokumen dari beberapa pihak yang membutuhkan dan mencarinya.
- Dokumen juga dijadikan sebagai alat bukti tentang sebuah keterangan suatu jenis dokumen.
- Berfungsi untuk menjaga suatu data yang ada dalam dokumen agar tidak rusak,
- Merupakan salah satu cara yang berguna untuk menjaga dokumen agar tetap asli,
- Merupakan salah satu contoh nyata dari fungsi sebuah dokumentasi pada kehidupan nyata yang terdapat dalam dunia bisnis terutama bisnis kargo, dalam kelengkapan dan pengarsipan menjadi salah satu upaya yang sangat penting.
Jenis-jenis Dokumen
- Dokumen pribadi
Merupakan dokumen yang biasanya berisi tentang kegiatan seseorang atau perorangan. Misalnya SIM, KTP, Ijazah.
- Dokumen niaga
Merupakan dokumen yang berkaitan dengan dunia perdagangan atau perniagaan. Contoh dokumen ini yaitu obligasi, cek, saham, faktur, kwitansi, dan cek.
- Dokumen sejarah
Merupakan dokumen yang masih berkaitan dengan sejarah masa lampau. Misalnya film perjuangan, autobiografi, dan naskah proklamasi.
- Dokumen Pemerintah
Merupakan dokumen yang berisikan sebuah informasi yang membahas mengenai ketatanegaraan dan pemerintahan. Dokumen ini biasanya akan dipakai untuk catatan arsip dan bukti kegiatan atau laporan pertanggung jawaban.
Dokumen pemerintah antara lain yaitu keputusan presiden, peraturan pemerintah, peraturan daerah, dan peraturan pemerintah kerjasama antarnegara.
- Dokumen dinamis
Merupakan dokumen yang memiliki tujuan atau dipergunakan secara langsung dalam suatu kegiatan atau proses penyelesaian suatu pekerjaan yang ada di kantor. Dokumen dinamis biasanya terdiri atas tiga macam yaitu dinamis aktif, semi aktif, dan inaktif.
- Dokumen statis
Merupakan dokumen yang berguna untuk tidak secara langsung dimanfaatkan dalam suatu proses pekerjaan di kantor.
- Literer
Merupakan dokumen yang berasal dari tulisan yang dicetak, direkam, atau digambar yang sudah dikumpulkan di perpustakaan. Misalnya seperti, buku, majalah dan film,
- Privat
Merupakan suatu dokumen yang berupa arsip atau surat yang biasa dimanfaatkan dalam dunia pengarsipan dan perkantoran. Misalnya seperti surat dinas, surat berharga, dan surat niaga.
- Korporil
Merupakan surat dokumen yang memiliki sejarah mirip seperti yang ada di museum dan berbau tradisi. Misalnya seperti arca, patung, keris, hingga uang kono.
- Tekstual
Merupakan dokumen yang biasa menyajikan mengenai berbagai informasi yang memiliki bentuk tertulis, seperti koran, majalah, serta media cetak lainnya.
- Nontekstual
Merupakan suatu dokumen yang memiliki isi tentang beberapa tulisan atau teks yang memiliki bentuk peta, grafik, atau gambar lainnya.
- Primer
Merupakan jenis dokumen yang memiliki isi berupa informasi mengenai hasil dari sebuah atau beberapa penelitian yang dilakukan secara langsung dari sumbernya. Contoh laporan penelitian, laporan paten, disertasi.
- Sekunder
Merupakan dokumen yang berisikan tentang bahan bacaan ataupun literatur primer. Pada umumnya dokumen ini biasa disebut sebagai dokumen sekunder yang berupa biografi.
- Tersier
Merupakan dokumen yang berisikan tentang informasi dan berasal dari literatur sekunder. Dokumen ini bisa berupa buku teks ataupun panduan.
Sumber : https://www.goksss.com/
